商业秘密律师解读:企业商业秘密管理十大风险

  一、商业秘密范围界定不清楚

  企业要保护自己的商业秘密,首先得明确其拥有的哪些信息属于商业秘密。只有明确界定了商业秘密的范围,才能针对性的采取一系列保护措施。一方面,如果企业将商业秘密仅界定为其拥有的“核心秘密”,将导致大量商业秘密得不到保护而降低企业竞争优势;而另一方面,如果将企业所有的信息均当作商业秘密加以保护,将严重影响企业的效率,并且增加保密成本。

  商业秘密,是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。即商业秘密应具有“秘密性”、“价值性”、“保密性”。同时,该信息应属于企业的技术信息或者经营信息,主要包括设计、程序、产品配方、制作工艺、制作方法、管理诀窍、客户名单、货源情报、产销策略、招投标中的标底及标书内容等信息。对于其中的客户名单,一般是指客户的名称、地址、联系方式以及交易的习惯、意向、内容等构成的区别于相关公知信息的特殊客户信息,包括汇集众多客户的客户名册,以及保持长期稳定交易关系的特定客户。

  二、对自身商业秘密点不了解

  企业在自身管理或者与客户交易过程中,不可避免导致部分商业秘密为他人所知,企业不可能保证其拥有的所有商业秘密不被泄露。如果企业对自身商业秘密点不了解,极易导致商业秘密泄露。而如果不加以区分,采用全面封锁式的保护方法,势必会影响企业的运营效率,增加成本,同时保密效果往往并不好。

  企业拥有的信息往往并不是整体都构成商业秘密,而只是其中的关键的一部分,仅保护该关键部分比保护整体肯定要容易得多,而且保密效果更好。企业保护商业秘密的最佳策略是首先发掘自身的商业秘密点,然后根据各种商业秘密的潜在价值、泄密风险针对性地采取不同程度的保密措施。

  企业明确自身商业秘密点,首先需要对相关行业有充分地了解,明确哪些信息属于非公知信息,并且对企业具有巨大的商业价值,发现其中的商业秘密点。然后,对商业秘密进行区分,将其商业秘密点划分为“核心秘密”、“重要秘密”、“一般秘密”。进而在管理或交易过程中尤其注意“核心秘密”、“重要秘密”地保护,最大限度地保护其商业秘密。

  三、商业秘密规范管理制度不完善

  一个企业没有完善的商业秘密管理制度,大量的商业秘密将从那千疮百孔的制度中流出,企业经营将面临巨大的风险。只有建立一套完善的商业秘密管理制度,才能有效地保护企业商业秘密不被泄露。

  如果一个企业拥有的商业秘密仅是一个配方,而且由掌握该配方的人亲自实施,此种情况下可能不需要商业秘密管理制度便可以保密。然而现实中,一个企业往往拥有大量的商业秘密,而且包括研发人员在内的很多人都知晓商业秘密。此时,没有制度的管理,仅靠员工的自我约束,是不可能保证商业秘密不被泄露的。

  企业建立保密制度,应当从以下方面着手:(一)明确保密对象;(二)严控涉密场所;(三)设计专门保密标志;(四)采取多重保密措施等。保密制度应当在企业内部公开。

  四、保密协议等文件无效力

  员工跳槽是企业商业秘密泄露的一个重要原因。如果保密协议等文件无效力,虽然不影响其商业秘密的认定,但无法保证商业秘密不被侵犯,也无法追究泄密员工的责任。

  签订竞业限制协议是防止跳槽员工带走商业秘密的最佳方式,竞业限制最长期限为两年,已足够保证企业不因员工跳槽后泄密而影响其竞争优势。然而,竞业限制协议可能因未及时支付补偿或者补偿不符合标准等原因而无效,此时离职员工可能将大量商业秘密带到竞争对手企业,原用人单位商业秘密面临较大风险。

  签订保密协议也是企业保护商业秘密的一个重要措施。然而,在签订保密协议时,如果将保密期限约定为任职期间,或者虽然约定了违约金而没有约定竞业限制条款,将导致企业无法追究员工离职后的侵权责任或者因无法举证企业遭受的损失而仅从泄密员工获得极少的赔偿。

  五、缺乏内部的商业秘密控制体系

  企业应当建立严格的内部控制体系以保护其商业秘密。如果建立了保密制度,也签订了保密协议,但保密制度没有得以执行,或者该保密制度根本无法防止商业秘密被泄露,如此自欺欺人必定导致商业秘密迟早被他人窃取。

  建立严格的商业秘密控制体系可以从以下方面着手:(一)限定涉密信息的知悉范围,只对必须知悉的相关人员告知其内容;(二)对于涉密信息载体采取加锁等防范措施;(三)在涉密信息的载体上标有保密标志;(四)对于涉密信息采用密码或者代码等;(五)签订保密协议;(六)对于涉密的机器、厂房、车间等场所限制来访者或者提出保密要求;(七)制定相应的员工激励制度,提高涉密员工对企业的忠诚度,如实行股权激励、绩效考核等制度;

  (八)制定企业涉密员工、高管的离职审查制度,避免涉密高管及其他员工离职而导致的商业秘密泄露;(九)制定企业发生商业秘密泄露的补救办法。明确发生不同程度的商业秘密泄露时应当采取的措施,避免受到更大的损失等。

  六、员工跳槽离职致商业秘密泄露

  当今时代人才流动频繁,绝大部分商业秘密泄露是因为员工跳槽引起的。如果企业只重视人才的引进而忽略了员工的离职手续的重要性,将很有可能发生商业秘密的泄露。员工跳槽、离职可能存在的风险如下:

  1、员工离职后利用所掌握的企业的商业秘密信息自行创业;

  2、离职员工将其掌握的商业秘密信息投资到其他企业;

  3、离职员工将其掌握的企业商业秘密信息直接卖给与企业的竞争对手;

  4、跳槽员工在离职立马进入其他与原企业有竞争关系的企业,利用自己所掌握的原企业的商业秘密为新用人单位服务。

  对于以上风险,企业可以采取以下措施:

  1、与员工签订竞业限制协议、保密协议或者在劳动合同中约定保密条款、竞业限制条款,明确保密范围,并约定违约责任;

  2、建立严格的商业秘密管理体系,禁止员工将商业秘密带出工作场所。离职的时候对员工带走物品进行检查,要求员工删除涉及商业秘密的信息并签署承诺书等。

  七、客户、供应商致秘密泄露

  企业在与客户、供应商进行商业活动时,不可避免的会披露一些商业秘密。除了研发人员、离职员工,企业亦应该重视防止在商业活动中泄露商业秘密。

  商业活动中客户、供应商获得并泄露商业秘密的可能情况有:

  (一)代表企业从事商业活动的高管或其他工作人员保密意识不强,导致商业秘密透露;

  (二)企业从事商业活动时披露商业秘密时,没有做好保密工作,合作伙伴没有履行保密义务从而导致泄露;

  (三)谨防其他竞争对手假借洽谈之意,窃取商业秘密。

  虽然存在风险,但商业活动必须进行,否则企业无法运营。对此,企业在进行商业活动时,应注意做好以下防范工作:

  第一,从自身做起,提升企业高管、相关涉密工作人员的保密意识。可以通过举行培训,制定相关的制度并组织相关员工学习等方式进行。

  第二,在需要披露商业秘密的时候,保持谨慎的态度。披露之前,应做好两方面工作:对外,了解清楚合作伙伴的背景、诚信状况等信息;对内,制定保密信息披露的相关制度,对不同等级的商业秘密采取不同的披露方式。

  第三,签订保密协议。

  (1)内部,与涉密人员签订保密协议,如从事商业活动的是非涉密人员,应当与非涉密人员签订保密协议,约定相应的责任,并尽量安排涉密的人员参与,减少商业秘密的公开范围。

  (2)外部,与商业合作伙伴签订保密协议,明确约定保密义务、违约责任等。

  八、竞争对手挖角致商业秘密泄露

  企业之间竞争激烈,研发人员往往掌握企业的核心商业秘密,有些企业为了不劳而获,便不惜以高薪利诱竞争对手员工跳槽,以窃取竞争对手商业秘密。这种核心秘密的泄露往往可能会给企业带来巨大的打击,甚至导致整个企业的倒闭。

  对于竞争对手高薪利诱员工跳槽导致商业秘密泄露的风险,企业可以采取以下方式进行防范:

  一、与涉密员工签订竞业限制协议或者保密协议,约定违约条款;

  二、在员工离职时,对其带走物品进行检查,删除涉密信息,并签署承诺书;

  三、通过股权激励、提高研发人员福利待遇等手段提高企业研发人员对企业的忠诚度。

  九、被侵权后缺乏有效应对措施

  商业秘密保护不仅要建立完善的防控体系,还要预先设计一系列用于商业秘密被侵权后的应对措施,防止明知商业秘密被侵犯,却无法举证追究侵权人的责任的情况发生。否则侵权人可能变本加厉,更加明目张胆,企业的商业秘密将荡然无存。

  为了商业秘密被侵权后能及时有效应对,企业应采取以下措施:

  一、在商业秘密开发同时注意保留商业秘密来源、研发成本的证据,用以证明其系该商业秘密的合法权利人;

  二、妥善保存企业与涉密员工、客户、供应商签订的保密协议;

  三、在发现被侵权时,首先明确自身秘密点,然后及时委托进行非公知信息鉴定和同一性鉴定,采取法律途径维护自己的合法权益。

  十、商业秘密保护力度不足

  商业秘密是企业的一笔巨大的无形资产,能给企业带来巨大的竞争优势。企业之间竞争激烈,可以说商业秘密无时无刻不处于被窃取的风险之中。如果保护力度不足,商业秘密极有可能因此泄露,企业甚至可能因此而倒闭。

  如今大部分企业都有保护商业秘密的意识,然而保护力度却参差不齐。有的企业以为与员工签订了保密协议,就可以防止商业秘密的泄露。然而,如此草率的商业秘密的管理制度形同虚设,完全无法防止商业秘密被侵权。

  商业秘密的保护关系到企业的存亡,企业应加大商业秘密保护力度。首先,企业应建立切实有效地保密制度,明确员工保密义务;其次,要严格贯彻执行商业秘密管理制度,防止商业秘密保护流于形式;最后,建立相应地奖惩制度,激励员工积极遵守商业秘密管理制度。